休日でも自宅でメールチェックするには

相談予約が入っているときなどは土日祝日でも事務所に出る場合はあるが、そうでなければ暦通りに休むようにしている。開業してから何年間かは休みなど関係なしに仕事をしていた頃もあるが、もう歳だしそんな生活を続けるのは無理なので。

ただ、当時と違うのはわざわざ事務所へ出なくても、自宅でできる作業が増えていること。たとえば、ブログの執筆などはその最たるものだし、メールの送受信も同様である。

そんなわけで、事務所へは行かないものの、仕事のことを完全に忘れる日はほぼ無いのが実際のところ。自営業者の場合それが普通のことだろうし、休みの日は仕事のことなんて全く考えたくないという人は、司法書士には向いていないような気も。

話が逸れたが、自宅でメールの送受信をするとして、事務所でも自宅でも同じ環境で作業するにはどうするのがベストなのだろうか?

私の答えは、Gmailを利用すること。ただし、xxx@gmail.com のアドレスを業務のメインに使うわけではなく、ちゃんと独自ドメイン名のメールを使用している(OCNとかプロバイダーのメールアドレスならまだしも、Gmailなど無料で使えるメールのアドレスを名刺に入れるのは止めた方がいいと思います)。

具体的には、Google社が提供する G Suite (旧サービス名:Google Apps for Work)により、Gmailで独自ドメイン名のメールを利用しているわけだ。Gmailを使うことの大きな利点は次の2つ。

1.動作が非常に軽い

ウィンドウズの標準メーラであるOutlook Express → Windowsメール → Windows Liveメールでも、無料メールソフトのThunderbirdなどでも、使い続けて保存メールが多くなると非常に動作が重くなってくる。しかし、Gmailはどんなにメールが増えても動作は軽快なままであり、ストレスを感じることが皆無。

2.複数のパソコン、スマホで利用できる

当たり前の話だが、パソコンにインストールしているメールソフトでは、そのソフトが入っているパソコンでしかメールを見ることができない。けれども、Gmailならば事務所と自宅のパソコンで全く同じ画面を見ることができるし、さらには外出先でスマホからの利用も可能。

Googleのサービスはセキュリティ面で心配?

複数の端末から見られるというのは、セキュリティの面で不安に感じるかもしれない。しかし、パソコンもスマホも携帯時は画面ロックされているのだから、それほど神経質になる必要は無いだろう。

事務所内にあるデスクトップPCでしかメールの送受信はおこなえないので安心などといいながら、そのパソコン自体のセキュリティ対策に不備があったとしたら笑えない冗談であり。

また、常時携帯しているノートパソコンにインストールされているメールソフトを使用する方法もあるが、セキュリティ対策に神経質になるならばむしろその方が危険かもしれない。

パソコンを紛失した場合でも、Gmailならばメールを消去してしまうことが可能であるが、ノートパソコンに入っているメールを消すことはできない。パスワードでロックされているとはいってもやはり不安はぬぐえない。

また、パソコンが壊れた場合でも、Gmailならば全く問題ない。たんに新しいパソコンからログインすれば済む話。

そういえば、Googleのサービスを使うようになってから、パソコンの引っ越し作業が極めて楽になった。オンラインのサービスについてはもともと引っ越しという概念が不要であるから、ローカルに入っているソフトをいくつかインストールするのみで良いわけだ。

なお、Gmailを使うということは全てのメールについて、Googleによる検閲を受けているようで心配という方もいるだろう。そういう不安を持つ方は、絶対にGmaiは使用しないことをお勧めする

しかし、日本で細々と事業を営んでいる司法書士が持つ情報など、Google社やアメリカ政府が監視対象にしているわけが無いのでご心配なく。そして、そういう心配があるビッグな方はやはりお気を付けください。

また、全く関係ない話だが、事務所へ電話で問合せをするときに番号非通知でかけてくる方がいる。そして、お問合せ内容を伺う前にお名前を聞こうとすると、名前は言えないと拒まれることがある。

名前を知られたくらいで何も起こるわけないのだが、必要以上に心配ばかりしている方はいるもの。だからといって、個人情報をちゃんと保護しているからトラブルに巻き込まれることがないかといえば・・・。

結局、何が危険なのかを見極めて、守るべきところを守るのが大切なのだろう。

なぜ名前を名乗れないか、もう一つの仮説としては「○○書士、○○プランナーのようなプロの方が匿名で電話をかけてきているので名前は言いたくない」という場合もある気がする。名乗らずに質問だけしてしまおうというわけだ。

ちなみに、フリーダイヤルにかけた場合、番号非通知にしてもどこからかけてきているか分かるので、いかにも依頼しようとしている風を装って電話してきても無駄です。

話が関係ないところにどんどん進みそうなので、今日はこの辺で。