9連休の長い正月休みが明け、今日は新年の営業開始2日目である。

新年初日は、オンライン申請システムの障害がほぼ1日続くという、司法書士事務所にとって散々な仕事始めであった。こんなにひどいことは滅多にないだろうから、記念にスクリーンショット画面を貼っておくことにする。

登記・供託オンライン申請システム

当事務所で申請を予定していたのは相続登記のみだったので、とりあえず当日中に受付はされるだろうとの楽観的な予測の元に、営業時間内に登記申請をおこなったところ、午後6時半頃に受付完了のメールが届き一安心。

結果的には当日中に受付完了となったから、深刻な問題が生じたケースはあまりないかもしれないが、不動産決済や会社社設立などがあった司法書士事務所はさぞかし肝を冷やしたことだろう。

前置きが長くなったが、「ウェブサイト経由での新規お問合せはメールと電話とどちらが多いのか」などのお話し。

当事務所の2020年は、新年に入ってからのご相談予約が既に7件も入っているという、なかなかに忙しい年始めとなっている。

昨年中に予約が入っていたもの、正月休み中にメールによる問い合わせがあったものに加え、仕事始め後もコンスタントにお問い合わせが入り始め、一気に今週の予定が詰まってきたという状況。

まあ、来週以降の予定はたいして入っていないのであるが、なんにせよ年明け早々忙しい感じがするのは喜ばしいことである。

そんなわけで、ウェブサイト経由での新規お問い合わせは2020年に入ってもコンスタントに来ているのだけれど、今でも電話によるお問い合わせの比率が最も高い。

ウェブサイトにはメールフォームを設置するとともに、メールアドレスも明記している。メールフォームが使えない場合や、フォームを使いたくない人は、メールでのお問い合わせも出来るようにしているわけだ。

それでも、件数で比較すれば明らかに電話によるお問い合わせの比率が高いのだ。

これは、当事務所だけの現象なのかもしれない。そしてその原因は、ウェブサイトにフリーダイヤルの電話番号を載せているからかもしれないし、もしくは、メールフォームの使い勝手が悪いからなのかもしれない。

受ける側としては、電話によるお問い合わせの方が効率よく処理できるとは思う。簡単に事情等を聴取した上で、ご相談予約に繋げることが出来るからだ。

メールの場合には、ご相談予約に至るまでに何度もやり取りが必要になることもあるし、せっかく長文のメールを書いたのに返信が無いという場合も多い。

だからといって、相談内容も確認せずに予約だけ入れてしまうと、事務所まで来てもらったものの、全く司法書士の仕事と関係ない話だったりすることもしばしば。

よって、最初に簡単にでもお話を伺える電話の方が、確実に相談予約、そして依頼につながるわけなのだが、電話が鳴れば当然に仕事が中断される。打合せ中や外出中のお電話であれば、こちらから折り返すこともあるが、いずれにせよ数が多いと電話に振り回されているような気分になる。

LINEなど他のツールを活用しているケースもあるようだが、メールと電話のどちらかがメインであるのは間違いないだろう。したがって、どちらにも対応するべきだし、問合せをご依頼に繋げるスキルを磨くのも非常に重要。

何の答えもない投稿となってしまったけれども、今年もどうぞよろしくお願いします。