取締役1名のみの株式会社で、その取締役が任期中に辞任し、別人が取締役に就任する登記。

このときの臨時株主総会議事録には誰の押印が必要か。そして、そのとき使用すべき印鑑は、議長および出席取締役全員の個人実印なのか、または、辞任する代表取締役の会社実印による押印があれば、その他の取締役は認印でも構わないのか。

辞任する代表取締役が臨時株主総会の議長になったとすれば、その議事録には議長として記名押印することになるが、この印鑑は会社実印で差し支えないのかという問題だ。もし、個人実印で押印しなければならないとすれば、印鑑証明書も用意する必要がある。

今さらではあるが、いろいろ調べて自分としての結論に至ったので、備忘録として記すことにする。なお、近いうちに実際に登記申請する予定だが、現状ではこれが正解かは分からない。もしも参考にする場合には自己責任でお願いします

変更前の代表取締役の会社実印でよい場合

代表取締役の就任による変更の登記の申請書に、臨時株主総会の議長及び出席した取締役の印鑑証明書(市町村長の発行したもの)を添付しなければならない場合について、商業登記規則61条6項に規定がある。

この解釈について、「変更前の代表取締役が株主総会に出席し、登記所に提出した印鑑を株主総会の議事録に押している場合」に該当するのは、「代表取締役の地位のみを辞任し、取締役としては残る場合」に限られるように解説しているものを見かける。

たしかに、取締役会設置会社の場合には、取締役会で代表取締役を選定するのだから、その通りであろう。つまり、取締役としては残るのでなければ、取締役会に参加できないので、押印することもできないわけだ。

また、取締役会非設置会社であっても、取締役の互選によって代表取締役を定めるのであれば同様である。

しかし、株主総会の決議によって代表取締役を定める場合はどうだろう。このときは、変更前の代表取締役が株主総会に出席しているのだから、登記所に提出した印鑑を株主総会の議事録に押すことも可能であることになる。

取締役が1名のみの会社については、代表取締役を選定することはないが、考え方としては上記と同じである。

これを理解しやすくするためには、法務局ウェブサイトの「商業・法人登記の申請書様式」に掲載されている臨時株主総会議事録の注が参考になる。

株式会社役員変更登記申請書(取締役会を設置していない会社において取締役全員が各自会社を代表する場合又は株主総会で代表取締役を選定する場合に,役員の全員が重任)

取締役会設置会社でない会社において,新たに取締役(取締役全員が各自会社を代表する場合)又は代表取締役を株主総会で選定した場合には,議長及び出席した取締役が株主総会の議事録に押した印鑑について市町村長が作成した印鑑証明書の添付を要します。ただし,変更前の代表取締役が株主総会に出席し,登記所に提出した印鑑を株主総会の議事録に押している場合には,議長及び出席取締役の印鑑証明書は不要です。

取締役が1名のみの会社は、取締役会設置会社でない会社において、「新たに取締役(取締役全員が各自会社を代表する場合)を株主総会で選定した場合」に該当するので、「代表取締役を株主総会で選定した場合」と同じであるわけだ。

結論として、「変更前の代表取締役が、取締役としては残るかどうか」が問題なのではなく、「変更前の代表取締役が、新たに(代表)取締役を選定した議事録に押印できるのか」によって、使用すべき印鑑が決定されるということになる。

変更前の代表取締役が議事録に押印できるのか

変更前の代表取締役が臨時株主総会に出席し、臨時株主総会の終結時をもって辞任するのであれば、議長(または出席取締役)として会社実印を押印することは可能である。

「変更前の代表取締役が議事録に押印できるのは、取締役としては残る場合に限る」などという規定は存在しないので当然のことであるが。

そして、取締役1名の会社であれば、仮に臨時株主総会が開催される前に辞任しようとしても、後任者が就任するまでは権利義務取締役(会社法346条1項)となるので、結論は同じになるとも考えられる。

しかし、現実には変更前の代表取締役が一連の手続きに関与しているのが普通だろうから、「臨時株主総会の終結時をもって辞任する」ようにしておけば疑問の余地もなく確実であるわけだ。

繰り返しになるが、変更前の代表取締役が押印するのが不可能なのは、取締役会(または取締役の互選)で代表取締役が選定される場合である。

新代表取締役の印鑑証明書は必要か

新たに就任する代表取締役については、どんな場合であっても個人の印鑑証明書が必要。

取締役会非設置会社において新たに就任する取締役については、就任承諾書に、市町村に登録した印鑑を押し、当該印鑑について市町村長が作成した印鑑証明書を添付する必要があるからである。

新代表取締役が臨時株主総会に出席し、その席上で就任を承諾している場合、その議事録に出席取締役として個人実印で押印をすれば、就任承諾書の添付を省略できる。ただし、この場合でも印鑑証明書の添付は必要。

結局のところ、問題なのは(もっと正確いえば「私が悩んでいたのは」)、新代表取締役の個人実印と印鑑証明書は絶対に必要だとして、変更前の代表取締役の個人実印等が必要であるかということ。

後から印鑑証明書をご用意いただくような事態になるのは絶対に避けたいところだが、だからといって、本当は必要のない印鑑証明書をご用意いただくのも避けたい。初めてのご依頼であれば、本人確認書類として印鑑証明書をご用意いただくことも考えられるが、設立登記を当事務所でおこなっているような場合、そのような必要はないのだし。

変更前の代表取締役が臨時株主総会に出席していない議事録の例も見かけたが、これはあまり現実的でないように思う。もしも、総会に参加しているのが新代表取締役のみなのであれば、変更前の代表取締役は議事録に押印しないので、使用すべき印鑑の問題は生じない。

しかし、代表取締役に事故があり、かつ、定款に特別の定めがあるような場合を除いては、そのような臨時株主総会を開催するというのは無理がある。

などと、思いつくままつらつらと書いてきましたが、参考にする方はあくまでも自己責任でお願いします。そして、誤りなどあればご指摘いただけると幸いです。

(2019/04/25 追記)
上記の見解に基づき、取締役1名のみの株式会社で、その取締役が臨時株主総会の終結をもって辞任する場合に、株主総会議事録へ「辞任する代表取締役が会社実印で押印」し無事に登記完了しました。

取締役が1名のみの株式会社は数多く存在すると思われます。そして、その唯一の取締役が辞任するというケースも今後は増えてくるかもしれません。

取締役非設置会社であっても、取締役の互選で代表取締役を選任している会社と、取締役が1名のみの会社とでは別ものとして考えるべきときもあります。

ネット上では、司法書士が書いているものでも、その辺を混同しているようなものも多いので気をつけましょう。